Politique de confidentialité

1. Portée et rôles

La présente politique s’applique aux sites enrolltalent.com et client.enrolltalent.com, aux pages carrières et formulaires de candidature alimentés par Enroll Talent, ainsi qu’aux services, fonctionnalités, communications et intégrations connexes (collectivement, les « Services »).

Selon le contexte, Enroll Talent assume l’un des rôles suivants :

• Organisation responsable pour les renseignements liés aux visiteurs, prospects, représentants de clients, titulaires de comptes, facturation, soutien, sécurité et fonctionnement de ses propres activités.
• Fournisseur de services agissant pour le compte d’un employeur client lorsque ce dernier utilise l’ATS afin de recevoir, évaluer, communiquer avec, conserver ou administrer des candidatures. Dans ce cas, l’employeur détermine généralement les finalités et les modalités principales du traitement.

2. Renseignements que nous pouvons recueillir

Nous évitons de recueillir des renseignements non nécessaires. Certains renseignements de candidature peuvent toutefois être sensibles selon leur nature ou le contexte. Nous demandons aux candidats et aux clients de ne pas transmettre de renseignements sensibles qui ne sont pas utiles au processus de recrutement.

Les paiements peuvent être traités par un fournisseur spécialisé. Dans ce cas, Enroll Talent ne conserve pas nécessairement le numéro complet de la carte de paiement; il peut recevoir un identifiant de transaction, le statut du paiement et des renseignements de facturation limités.

3. D’où proviennent les renseignements

Nous pouvons obtenir les renseignements directement de vous, d’un employeur client, d’un utilisateur autorisé, d’un candidat, d’une page carrière ou d’un système connecté. Avec l’autorisation requise, nous pouvons aussi les recevoir d’une plateforme de recrutement, d’un site d’emploi, d’un ATS, d’un ERP, d’un fournisseur d’identité ou d’une autre intégration choisie par le client.

Nous recueillons également certains renseignements techniques automatiquement lorsque vous utilisez les Services. Lorsqu’un client importe des données, il confirme avoir le droit de nous les transmettre et avoir fourni les avis ou obtenu les consentements requis.

4. Pourquoi nous utilisons les renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement pour des finalités identifiées et autorisées, notamment afin de :

• créer, administrer, authentifier et sécuriser les comptes;
• recevoir, centraliser, rechercher, filtrer, classer et suivre les candidatures;
• permettre la collaboration, les notes, évaluations, communications et activités de recrutement;
• créer, enrichir, publier, mettre à jour, redistribuer et fermer des offres d’emploi;
• configurer des pages carrières, des automatisations et des intégrations demandées;
• fournir le soutien, traiter les paiements et gérer la relation client;
• détecter les abus, protéger les données, résoudre les incidents et maintenir les Services;
• analyser la performance, mesurer les sources de candidatures et améliorer le produit;
• envoyer des communications opérationnelles et, lorsque permis, des communications commerciales;
• respecter les lois, répondre à une demande légitime et faire valoir nos droits.

Nous ne vendons ni ne louons les renseignements personnels. Nous n’utilisons pas les renseignements de candidature à des fins de publicité comportementale.

5. Intelligence artificielle et automatisation

Enroll Talent peut fournir des outils d’aide à la rédaction, de résumé, d’extraction, de recherche, de correspondance, de priorisation ou de score. Ces outils peuvent analyser des éléments tels que les compétences, l’expérience, la formation et les critères configurés pour une offre.

Lorsque la loi exige qu’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé soit signalée et expliquée, l’organisation responsable doit fournir l’avis requis, indiquer les principaux facteurs et permettre une intervention humaine. Les clients ne doivent pas configurer Enroll Talent de manière à contourner ces obligations.

Nous sélectionnons et encadrons les fournisseurs d’IA selon des exigences de confidentialité et de sécurité. Sauf autorisation expresse et documentée compatible avec la loi, les données de candidature transmises pour fournir une fonctionnalité ne doivent pas servir à entraîner un modèle général accessible à d’autres clients.

6. Sites d’emploi et intégrations tierces

À la demande d’un client, Enroll Talent peut transmettre, recevoir ou synchroniser des offres, profils d’entreprise, candidatures, statuts et métadonnées avec des services externes, notamment LinkedIn, Indeed et d’autres plateformes autorisées. L’étendue du transfert dépend de l’intégration activée, des permissions accordées et des règles du service concerné.

Chaque plateforme traite certains renseignements selon ses propres modalités. Nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité de LinkedIn et la politique de confidentialité d’Indeed lorsque vous utilisez leurs services.

Lorsque des données LinkedIn sont obtenues au moyen d’une API autorisée, nous les conservons uniquement dans la mesure permise et nécessaire au service demandé. Nous supprimons ou dissocions ces données et les jetons associés à la suite d’une demande valide, de la fermeture du compte ou de la fin de l’autorisation, sous réserve d’une obligation légale de conservation.

7. Consentement et autres autorisations

Nous demandons un consentement valide lorsqu’il est requis. Le consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins précises. Il peut être retiré, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d’un délai raisonnable pour donner suite à la demande.

Dans d’autres situations, la loi peut permettre ou exiger le traitement sans consentement, par exemple pour fournir un service demandé, exécuter un contrat, prévenir une fraude, enquêter sur un incident de sécurité, recouvrer une créance ou respecter une obligation légale.

Le refus de fournir un renseignement essentiel peut empêcher la création d’un compte, le traitement d’une candidature ou la prestation d’une fonctionnalité. Nous expliquons les conséquences importantes au moment approprié.

8. À qui nous pouvons communiquer des renseignements

Selon le service utilisé, les renseignements peuvent être accessibles ou communiqués :

• à l’employeur concerné, ses utilisateurs autorisés et les membres de son équipe disposant des permissions appropriées;
• aux plateformes de diffusion ou de candidature activées par le client;
• à des fournisseurs qui nous aident pour l’hébergement, la sécurité, l’authentification, les paiements, le soutien, les communications, l’analytique ou certaines fonctions d’IA;
• à des conseillers professionnels soumis à une obligation de confidentialité;
• à une autorité ou une autre partie lorsque la loi le permet ou l’exige, notamment pour protéger des personnes, prévenir une fraude ou défendre un droit;
• dans le cadre d’une réorganisation, d’un financement ou d’une transaction commerciale, avec des mesures de confidentialité appropriées.

Nos fournisseurs ne reçoivent que les renseignements raisonnablement nécessaires à leur mandat et sont assujettis à des engagements contractuels adaptés à la nature du traitement.

9. Traitement à l’extérieur du Québec

Certains fournisseurs, plateformes partenaires ou infrastructures peuvent traiter des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada. Les renseignements peuvent alors être assujettis aux lois de l’endroit où ils se trouvent et être accessibles aux autorités compétentes conformément à ces lois.

Avant de confier ou de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec lorsque la loi l’exige, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et mettons en place des mesures contractuelles, organisationnelles et techniques visant à assurer une protection adéquate.

10. Conservation, anonymisation et suppression

Nous conservons les renseignements seulement pendant la période nécessaire aux finalités décrites, aux instructions du client, aux paramètres applicables et aux obligations légales, comptables, de sécurité ou de preuve. Les durées peuvent varier selon le type de renseignement et le contexte.

À la fin de la période applicable, les renseignements sont supprimés, détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément aux exigences légales. Les copies résiduelles dans les sauvegardes sont isolées du traitement courant et disparaissent suivant le cycle sécurisé de remplacement des sauvegardes, sauf obligation contraire.

Un client peut demander l’exportation ou la suppression de ses données conformément à son contrat. Une personne peut aussi présenter une demande vérifiable selon la section « Vos droits ».

11. Sécurité et incidents

Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques proportionnelles à la sensibilité, à la quantité et au contexte des renseignements. Ces mesures peuvent comprendre des contrôles d’accès fondés sur les rôles, l’authentification, le chiffrement en transit, la journalisation, la sauvegarde, la gestion des vulnérabilités, la formation et des obligations de confidentialité.

Aucun système n’offre une sécurité absolue. Lorsqu’un incident de confidentialité survient, nous prenons des mesures raisonnables pour le contenir, réduire le risque et prévenir sa répétition. Nous avisons les organisations, autorités ou personnes concernées lorsque la loi ou nos engagements l’exigent.

Les clients doivent protéger leurs identifiants, attribuer les permissions avec soin et nous signaler sans délai tout accès suspect à leur compte.

12. Témoins, analytique et communications

Nos sites et notre application peuvent utiliser des témoins (« cookies »), pixels et technologies semblables pour maintenir une session, mémoriser des préférences, sécuriser les Services, mesurer leur utilisation, améliorer la performance et offrir du clavardage ou du soutien.

Catégories courantes

• Essentiels : authentification, sécurité, équilibrage, choix linguistique et fonctionnement demandé.
• Mesure et performance : statistiques de consultation, parcours et performance, notamment au moyen de Google Analytics.
• Relation client : clavardage, formulaires, suivi de demandes et communications, notamment au moyen d’outils de gestion de la relation client.

Lorsque le consentement préalable est requis, les technologies non essentielles doivent être activées selon votre choix. Vous pouvez aussi limiter les témoins dans votre navigateur; certaines fonctions risquent alors de ne plus fonctionner correctement.

Les courriels commerciaux comportent un mécanisme de désabonnement. Les messages opérationnels nécessaires au compte ou au service peuvent continuer d’être transmis.

13. Vos droits et vos choix

Sous réserve de la loi applicable et des exceptions prévues, vous pouvez demander :

• l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• des renseignements sur les catégories de personnes qui y ont accès et, lorsque requis, la durée de conservation;
• le retrait d’un consentement ou la cessation d’une utilisation ou communication lorsque ce droit s’applique;
• la suppression, la désindexation, la réindexation ou la portabilité dans les circonstances prévues par la loi;
• des explications et une révision humaine lorsqu’une décision exclusivement automatisée est visée par la loi;
• la fermeture d’un compte et la suppression de données provenant d’une intégration, sous réserve des obligations de conservation.

Pour protéger les renseignements, nous pouvons vérifier votre identité et demander les précisions nécessaires. Nous répondons dans les délais prévus par la loi. Si Enroll Talent traite votre candidature uniquement pour un employeur, nous pouvons transmettre votre demande à cet employeur ou vous inviter à communiquer directement avec lui.

14. Renseignements concernant des mineurs

Les comptes administratifs sont destinés aux personnes autorisées à agir pour une organisation. Les Services ne visent pas à recueillir sciemment des renseignements d’un enfant sans l’autorisation valable exigée par la loi. Lorsqu’un processus de stage ou d’emploi concerne une personne mineure, l’établissement, l’employeur et le candidat doivent respecter les règles de consentement applicables.

Si vous croyez que des renseignements ont été recueillis de façon inappropriée au sujet d’un mineur, communiquez avec nous afin que nous puissions examiner la situation.

15. Modifications à cette politique

Nous pouvons mettre cette politique à jour pour refléter l’évolution des Services, de nos pratiques ou des exigences légales. La date affichée en haut de la page indique la version la plus récente. Nous fournirons un avis approprié lorsque les changements sont importants ou lorsqu’un nouveau consentement est requis.

16. Nous joindre ou déposer une plainte

Vous pouvez poser une question, exercer un droit ou déposer une plainte auprès de la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Nous examinerons votre demande de façon impartiale et vous répondrons conformément à la loi.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec ou, lorsque sa compétence s’applique, avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.